Innove Inc. 20 – Gestion d’un parc immobilier en mode 4.0

Transformation numérique, Tous, Intelligence artificielle, Innove inc., Expérience client

  

 

 

*Note: Connexion Laurentides n’est en aucun cas responsable des affirmations émises par les invité.e.s. Veuillez noter que cet épisode a subi quelques coupures au montage de manière à fournir un résumé captivant.

Au sujet de l’épisode  Innove Inc. 20

Il va sans dire que le changement et l’innovation sont interreliés. L’arrivée d’une nouvelle associée chez Barkley & Co Management, une entreprise de Mont-Tremblant qui offre un service clé en main de propriétés, a ainsi permis de débuter un processus de virage numérique. Nancy Barkley et Marie-Josée Forbes ont fait appel à leur MRC et ensuite à Connexion Laurentides, pour demander de l’accompagnement dans leur recherche de l’outil parfait. L’idée? Implanter un système de gestion des actifs qui permettrait ultimement d’offrir des services plus performants à ses clients et surtout une meilleure performance interne.

 

Dans cet entretien, nous explorerons donc, entre autres, un cas concret de transformation numérique dans une entreprise de services avec notre expert invité accrédité de l’Association pour le développement de la recherche et de l’innovation du Québec (ADRIQ), M. Carl Boucher.

 

Une écoute pratique pour comprendre comment adopter des technologies numériques!

 

Présentation de nos invité.e.s

Nancy Barkley, Fondatrice et associée de Barkley & co, a fait ses études en gestion hôtelière et en restauration. Après avoir voyagé et travaillé dans différents domaines, notamment à la Station Mont-Tremblant pendant une dizaine d’années, elle a fondé l’entreprise de gestion de propriété, Barkley & co. En octobre 2021, elle s’est associée à Mme Marie-Josée Forbes et ce nouveau partenariat a permis de consolider leurs acquis et de faire grandir l’entreprise.

 

Marie-Josée Forbes, Associée chez Barkley & co, a obtenu un DEC en tourisme au Collège LaSalle à l’été 99. À la fin de ses études, elle a décidé de s’installer à Mont-Tremblant et travaille à la Station Mont-Tremblant, puis à l’hôtel Quintessence où elle occupe différentes fonctions. Il y a un peu plus de deux ans, elle approche son amie de longue date pour lui partager ses intentions de vouloir changer de domaine et devient co-associée de Barkley & co Management au mois d’octobre 2021 avec la ferme intention de faire croître l’entreprise .

Carl Boucher, Consultant en amélioration et transformation numérique et conseiller accrédité de l’ADRIQ. Il est également accrédité pour le programme Audit Industrie 4.0. Ingénieur de formation diplômé de l’UQTR, c’est un membre de l’Ordre des ingénieurs du Québec qui a travaillé pendant onze ans en gestion des opérations avant de s’orienter en 2007 vers le domaine de la consultation.

Inspirations de nos invité.e.s

Nancy Barkley, Fondatrice et associée de Barkley & co

  • « J’aime bien lire des choses sur l’amélioration de la personne comme Nicole Bordeleau. J’aime la méditation, la décoration et je m’intéresse à la mécanique. Je suis curieuse, il y a beaucoup de choses qui m’intéressent et beaucoup de gens, les TEDx Talks, mais surtout c’est de rester dans les nouvelles positives et les découvertes. »

Marie-Josée Forbes, Associée chez Barkley & co

  • « C’est vraiment le day to day et les discussions avec les gens qui m’inspirent et qui m’amènent à vouloir faire évoluer l’entreprise, à la faire grandir. On apprend aussi tout le temps, constamment, tous les jours, le temps, en discutant avec, avec les techniciens. »

 

Carl Boucher, Consultant en amélioration et transformation numérique ADRIQ-RCTi

1. Quel a été le virage numérique chez Barkley et co?

Carmen G. Sanchez : Est ce que vous pouvez me parler concrètement mesdames, du projet que vous avez souhaité entamer en terme de virage numérique? C’est quoi le virage numérique pour vous?
Marie-Josée Forbes : Moi, arrivant chez Barkley, avec un oeil extérieur j’ai pu voir différentes choses qui étaient un peu des lacunes. Je me suis dit que pour être un peu plus performant dans notre travail, il faudrait avoir un système de gestion d’actifs qui va nous aider à vraiment centraliser l’information au même endroit, afin d’avoir accès à cette information-là, peu importe où on est, que ce soit au bureau, ou comme dans une maison à faire une vérification.
Carmen G. Sanchez : Quelles difficultés avez-vous rencontrés au quotidien avant de vous dire OK, c’est le bon moment pour se lancer? Cela répond à quel besoin du côté de votre équipe à l’interne?
Nancy Barkley : Je dirais qu’au niveau de l’efficacité, il y avait quelquefois du dédoublement dans les tâches parce qu’on était beaucoup papier. Donc il y avait un bon travail manuel, avec un autre fichier pour les visites. Parfois, l’information passait dans trois mains; soit qu’on doublait la communication ou il pouvait y avoir un risque de perte d’information. Donc de un, ça créait un stress, et de deux, c’était un risque de perdre de l’information et une perte de temps aussi. Donc on voulait vraiment optimiser tout ça. Alors c’était ça qui était le besoin.
Carmen G. Sanchez : Quel a été le processus pour vous de cheminer vers un consultant, d’intégrer quelqu’un comme ça? Quelles sont les étapes que vous avez faites pour le processus?
Marie-Josée Forbes : Ça a été assez rapide. On a eu une première communication avec Allison, puis je pense que deux semaines après, on avait déjà une rencontre avec Carl, puis avec l’ADRIQ, puis Connexion Laurentide. Cela a été très vite.
Nancy Barkley : Ça nous a aidé à s’orienter, parce qu’on ne savait pas trop par où commencer au début, comment faire nos recherches. On avait une très bonne idée de ce qu’on voulait, mais je pense qu’avec l’accompagnement qu’on a reçu, cela a fait un plus un assez rapidement.
Carmen G. Sanchez : Je pense que c’est là la complémentarité; en fait, on était en mesure chez Connections Laurentides, conjointement avec les services de développement économique de la région, de pouvoir justement vous accompagner, notamment grâce à notre partenariat avec l’ADRIQ.

2. Comment se déroule un accompagnement avec l'ADRIQ?

Carmen G. Sanchez : De votre côté, justement, comment se passe l’accompagnement comme ça? Qu’est-ce que vous offrez comme types de services pour écouter et mieux cadrer un projet de virage numérique comme ça?
Carl Boucher : En transformation numérique, il y a différentes approches et il y a différents besoins. Comme Nancy le disait tantôt, leurs besoins étaient clairs, donc ils savaient exactement ce qu’ils recherchaient. Donc cela a été clair, on n’a pas eu besoin de faire un diagnostic et un plan numérique pour s’arrimer aux objectifs de l’entreprise.
Carmen G. Sanchez : Comment arrivez- vous à mieux définir et cadrer un projet? Et justement, de savoir qu’on n’a pas toujours besoin de faire un audit complet quand justement le client sait un peu où est-ce qu’il veut s’en aller?
Carl Boucher : L’idée est de répondre et satisfaire au besoin qui est de croissance. Avec l’ajout d’un associé dans l’organisation, dans l’équipe. Il y a un besoin de mieux s’organiser au niveau de la communication et au niveau des tâches. Et l’outil permet ça. L’outil numérique et ce projet numérique là servait à ça. C’est comme ça qu’on part, on suit les différentes étapes qui sont l’analyse des besoins, suivi de l’exploration des outils qui existent en fonction des besoins. Puis, en fonction de ceux qu’on a trouvés les plus intéressants en accord avec les besoins qui ont été discutés, on va aller dans une phase d’expérimentation. On va approfondir l’exploration pour aller même jusqu’à expérimenter, comme dans le cas qu’on avait. On avait deux systèmes qui étaient un peu finalistes et on a décidé, étant donné que c’est des solutions S.A.S. qui sont en cloud, de s’ouvrir un compte puis de tester et d’expérimenter pour vraiment valider que ça répondait de manière satisfaisante aux besoins.

3. En combien de temps vous avez su que c’était le bon outil numérique pour vous?

Carmen G. Sanchez : En combien de temps avez-vous su quel outil était le plus approprié pour vous?
Nancy Barkley : En fait, on avait dès le départ deux outils qui étaient les préférés, en haut de la liste dans nos choix. Un des deux outils était plus basé sur l’hôtellerie et la gestion d’actifs spécifiquement, donc au départ c’était vraiment à lui qu’on priorisait, mais il y avait toujours un doute avec un autre système qui était plus général, qui comprenait d’autres outils aussi. Alors on a ré-exploré le deuxième système pour vraiment enlever les doutes si on veut. Puis, après avoir fait l’exploration entière, on a vraiment eu. Le premier choix qu’on avait fait était le bon. Mais là, il y a eu une confirmation et on était toutes satisfaites du processus.
Carmen G. Sanchez : Parce que souvent, corrigez moi, M. Boucher si je me trompe, mais l’intérêt d’être accompagné dans le choix d’un outil technologique, c’est justement de ne pas se fier au premier vendeur, à la première personne qui va nous proposer un outil. C’est vraiment d’arriver et d’explorer les différentes possibilités parce que j’imagine qu’il doit en avoir plein…
Carl Boucher : Exactement. Et l’idée, c’est rendre la démarche la plus objective possible. C’est sûr, on achète quelque chose, donc c’est l’émotion, mais ça reste que quand on se ramène à nos objectifs de départ, c’est après qu’on court. C’est quoi les besoins? Et chacun d’eux n’ont pas tous les mêmes pondérations. Et c’est un peu ça qu’on a regardé. Il y avait du plus et du moins pour chacune des solutions. Il y avait une solution qui était plus intégrée, mais l’intégration par rapport au volet finances n’avait pas assez de poids par rapport à toute l’efficacité de l’autre outil, qui était beaucoup plus adapté aux besoins. C’est ça qui a fait le contrepoids. On a décidé d’aller plus vers un outil qui était peut-être moins intégré et moins large, mais qui répondait, qui était prêt à être utilisé maintenant.

4. Quels sont les pièges à éviter et les conseils lors du déploiement de l’outil numérique choisi?

Carmen G. Sanchez : Pour se remettre en contexte, on est au moment où justement votre choix est fait. Vous êtes en train de faire la première étape au niveau comptable local. Quels sont les éléments que vous aimeriez conseiller? Parce que là, on rentre dans le vif, on rentre dans l’intégration d’un nouveau système, donc formation de l’équipe, et tout ça… Quels sont les pièges à éviter, ou les conseils qu’il ne fait vraiment pas oublier?
Carl Boucher : Dans ce cas-ci, c’est une première application, donc on a de la chance, c’est un « greenfield » dans le sens qu’on repart à neuf. On n’a pas besoin de re-set-upper ou de transférer une ancienne application dans une nouvelle, donc c’est vraiment de tester beaucoup. C’est vraiment de tester pour s’assurer que tout fonctionne malgré les tests lors de l’exploration, il faut encore le tester encore pour s’assurer que la façon dont on le configure soit adaptée. Il faut le tester lors de la configuration, mais le tester aussi avec les usagers avant de faire le gros life (la mise en ligne). Donc on a eu la chance de pouvoir le faire, cela a été beaucoup de tests jusqu’à temps qu’on se dise Ok, c’est la bonne configuration, c’est des bons processus qu’on met en place.

5. La période de tests peut durer environ combien de temps?

Carmen G. Sanchez : Pour une entreprise justement comme Barkley & co qui est d’environ dix employés, la période de test peut durer combien de temps?
Carl Boucher : Cela peut être rapide. On parle de jours ou de semaines.
Carmen G. Sanchez : Puis j’imagine qu’à ce moment-là, quand il y a déjà un système en place et qu’on doit changer vers un autre système plus intégré, toute la période de test doit être plus longue?
Carl Boucher : Tout à fait, parce que là, on déconnecte un système qui fonctionne quand même. Il faut s’assurer que tout ce qui fonctionnait avant fonctionne toujours dans le nouveau système et qu’on aille chercher les gains tandis que là, on peut y aller de façon plus itérative. On va commencer par implanter telle partie, puis on peut continuer à gérer papiers et différentes sections par exemple. Là, on n’ira pas là, mais les approvisionnements, on pourrait dire on va implanter les approvisionnements, mais dans une deuxième phase. Puis on va se concentrer à gérer bien des inspections et le nettoyage. Donc, on peut y aller de façon itérative, commencer à utiliser l’outil, puis se rendre le plus loin possible avec son implantation.

6. Est-ce que les étapes sont similaires peu importe le secteur dans lequel on se trouve?

Carmen G. Sanchez : Lorsqu’on regarde l’entreprise Barkley & co qui, issu du secteur des services, entreprendre un processus de virage numérique, on se demande : est-ce que les étapes sont similaires peu importe le secteur d’activité dans lequel on se retrouve?
Carl Boucher : Oui, tout à fait. Au niveau de l’analyse de besoins, puis de la sélection d’outils, c’est pas mal les mêmes principales étapes qui prévaut. La première, c’est l’analyse des besoins. Il faut comprendre l’intention, les besoins d’usages et de fonctionnalités qu’on recherche dans l’outil. Après ça, une étape de présélection – une pré exploration si on veut – dans laquelle on va défricher un petit peu pour voir quels sont les systèmes qui pourraient être intéressants. Après ça, il y a une troisième étape qui est l’exploration.

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