Innove Inc. 20 – Gestion d’un parc immobilier en mode 4.0

Carmen G. Sanchez : Est ce que vous pouvez me parler concrètement mesdames, du projet que vous avez souhaité entamer en terme de virage numérique? C’est quoi le virage numérique pour vous?
Marie-Josée Forbes : Moi, arrivant chez Barkley, avec un oeil extérieur j’ai pu voir différentes choses qui étaient un peu des lacunes. Je me suis dit que pour être un peu plus performant dans notre travail, il faudrait avoir un système de gestion d’actifs qui va nous aider à vraiment centraliser l’information au même endroit, afin d’avoir accès à cette information-là, peu importe où on est, que ce soit au bureau, ou comme dans une maison à faire une vérification.
Carmen G. Sanchez : Quelles difficultés avez-vous rencontrés au quotidien avant de vous dire OK, c’est le bon moment pour se lancer? Cela répond à quel besoin du côté de votre équipe à l’interne?
Nancy Barkley : Je dirais qu’au niveau de l’efficacité, il y avait quelquefois du dédoublement dans les tâches parce qu’on était beaucoup papier. Donc il y avait un bon travail manuel, avec un autre fichier pour les visites. Parfois, l’information passait dans trois mains; soit qu’on doublait la communication ou il pouvait y avoir un risque de perte d’information. Donc de un, ça créait un stress, et de deux, c’était un risque de perdre de l’information et une perte de temps aussi. Donc on voulait vraiment optimiser tout ça. Alors c’était ça qui était le besoin.
Carmen G. Sanchez : Quel a été le processus pour vous de cheminer vers un consultant, d’intégrer quelqu’un comme ça? Quelles sont les étapes que vous avez faites pour le processus?
Marie-Josée Forbes : Ça a été assez rapide. On a eu une première communication avec Allison, puis je pense que deux semaines après, on avait déjà une rencontre avec Carl, puis avec l’ADRIQ, puis Connexion Laurentide. Cela a été très vite.
Nancy Barkley : Ça nous a aidé à s’orienter, parce qu’on ne savait pas trop par où commencer au début, comment faire nos recherches. On avait une très bonne idée de ce qu’on voulait, mais je pense qu’avec l’accompagnement qu’on a reçu, cela a fait un plus un assez rapidement.
Carmen G. Sanchez : Je pense que c’est là la complémentarité; en fait, on était en mesure chez Connections Laurentides, conjointement avec les services de développement économique de la région, de pouvoir justement vous accompagner, notamment grâce à notre partenariat avec l’ADRIQ.

Carmen G. Sanchez : De votre côté, justement, comment se passe l’accompagnement comme ça? Qu’est-ce que vous offrez comme types de services pour écouter et mieux cadrer un projet de virage numérique comme ça?
Carl Boucher : En transformation numérique, il y a différentes approches et il y a différents besoins. Comme Nancy le disait tantôt, leurs besoins étaient clairs, donc ils savaient exactement ce qu’ils recherchaient. Donc cela a été clair, on n’a pas eu besoin de faire un diagnostic et un plan numérique pour s’arrimer aux objectifs de l’entreprise.
Carmen G. Sanchez : Comment arrivez- vous à mieux définir et cadrer un projet? Et justement, de savoir qu’on n’a pas toujours besoin de faire un audit complet quand justement le client sait un peu où est-ce qu’il veut s’en aller?
Carl Boucher : L’idée est de répondre et satisfaire au besoin qui est de croissance. Avec l’ajout d’un associé dans l’organisation, dans l’équipe. Il y a un besoin de mieux s’organiser au niveau de la communication et au niveau des tâches. Et l’outil permet ça. L’outil numérique et ce projet numérique là servait à ça. C’est comme ça qu’on part, on suit les différentes étapes qui sont l’analyse des besoins, suivi de l’exploration des outils qui existent en fonction des besoins. Puis, en fonction de ceux qu’on a trouvés les plus intéressants en accord avec les besoins qui ont été discutés, on va aller dans une phase d’expérimentation. On va approfondir l’exploration pour aller même jusqu’à expérimenter, comme dans le cas qu’on avait. On avait deux systèmes qui étaient un peu finalistes et on a décidé, étant donné que c’est des solutions S.A.S. qui sont en cloud, de s’ouvrir un compte puis de tester et d’expérimenter pour vraiment valider que ça répondait de manière satisfaisante aux besoins.

Carmen G. Sanchez : En combien de temps avez-vous su quel outil était le plus approprié pour vous?
Nancy Barkley : En fait, on avait dès le départ deux outils qui étaient les préférés, en haut de la liste dans nos choix. Un des deux outils était plus basé sur l’hôtellerie et la gestion d’actifs spécifiquement, donc au départ c’était vraiment à lui qu’on priorisait, mais il y avait toujours un doute avec un autre système qui était plus général, qui comprenait d’autres outils aussi. Alors on a ré-exploré le deuxième système pour vraiment enlever les doutes si on veut. Puis, après avoir fait l’exploration entière, on a vraiment eu. Le premier choix qu’on avait fait était le bon. Mais là, il y a eu une confirmation et on était toutes satisfaites du processus.
Carmen G. Sanchez : Parce que souvent, corrigez moi, M. Boucher si je me trompe, mais l’intérêt d’être accompagné dans le choix d’un outil technologique, c’est justement de ne pas se fier au premier vendeur, à la première personne qui va nous proposer un outil. C’est vraiment d’arriver et d’explorer les différentes possibilités parce que j’imagine qu’il doit en avoir plein…
Carl Boucher : Exactement. Et l’idée, c’est rendre la démarche la plus objective possible. C’est sûr, on achète quelque chose, donc c’est l’émotion, mais ça reste que quand on se ramène à nos objectifs de départ, c’est après qu’on court. C’est quoi les besoins? Et chacun d’eux n’ont pas tous les mêmes pondérations. Et c’est un peu ça qu’on a regardé. Il y avait du plus et du moins pour chacune des solutions. Il y avait une solution qui était plus intégrée, mais l’intégration par rapport au volet finances n’avait pas assez de poids par rapport à toute l’efficacité de l’autre outil, qui était beaucoup plus adapté aux besoins. C’est ça qui a fait le contrepoids. On a décidé d’aller plus vers un outil qui était peut-être moins intégré et moins large, mais qui répondait, qui était prêt à être utilisé maintenant.

Carmen G. Sanchez : Pour se remettre en contexte, on est au moment où justement votre choix est fait. Vous êtes en train de faire la première étape au niveau comptable local. Quels sont les éléments que vous aimeriez conseiller? Parce que là, on rentre dans le vif, on rentre dans l’intégration d’un nouveau système, donc formation de l’équipe, et tout ça… Quels sont les pièges à éviter, ou les conseils qu’il ne fait vraiment pas oublier?
Carl Boucher : Dans ce cas-ci, c’est une première application, donc on a de la chance, c’est un «greenfield» dans le sens qu’on repart à neuf. On n’a pas besoin de re-set-upper ou de transférer une ancienne application dans une nouvelle, donc c’est vraiment de tester beaucoup. C’est vraiment de tester pour s’assurer que tout fonctionne malgré les tests lors de l’exploration, il faut encore le tester encore pour s’assurer que la façon dont on le configure soit adaptée. Il faut le tester lors de la configuration, mais le tester aussi avec les usagers avant de faire le gros life (la mise en ligne). Donc on a eu la chance de pouvoir le faire, cela a été beaucoup de tests jusqu’à temps qu’on se dise Ok, c’est la bonne configuration, c’est des bons processus qu’on met en place.

Carmen G. Sanchez : Pour une entreprise justement comme Barkley & co qui est d’environ dix employés, la période de test peut durer combien de temps?
Carl Boucher : Cela peut être rapide. On parle de jours ou de semaines.
Carmen G. Sanchez : Puis j’imagine qu’à ce moment-là, quand il y a déjà un système en place et qu’on doit changer vers un autre système plus intégré, toute la période de test doit être plus longue?
Carl Boucher : Tout à fait, parce que là, on déconnecte un système qui fonctionne quand même. Il faut s’assurer que tout ce qui fonctionnait avant fonctionne toujours dans le nouveau système et qu’on aille chercher les gains tandis que là, on peut y aller de façon plus itérative. On va commencer par implanter telle partie, puis on peut continuer à gérer papiers et différentes sections par exemple. Là, on n’ira pas là, mais les approvisionnements, on pourrait dire on va implanter les approvisionnements, mais dans une deuxième phase. Puis on va se concentrer à gérer bien des inspections et le nettoyage. Donc, on peut y aller de façon itérative, commencer à utiliser l’outil, puis se rendre le plus loin possible avec son implantation.

Carmen G. Sanchez : Lorsqu’on regarde l’entreprise Barkley & co qui, issu du secteur des services, entreprendre un processus de virage numérique, on se demande : est-ce que les étapes sont similaires peu importe le secteur d’activité dans lequel on se retrouve?
Carl Boucher : Oui, tout à fait. Au niveau de l’analyse de besoins, puis de la sélection d’outils, c’est pas mal les mêmes principales étapes qui prévaut. La première, c’est l’analyse des besoins. Il faut comprendre l’intention, les besoins d’usages et de fonctionnalités qu’on recherche dans l’outil. Après ça, une étape de présélection – une pré exploration si on veut – dans laquelle on va défricher un petit peu pour voir quels sont les systèmes qui pourraient être intéressants. Après ça, il y a une troisième étape qui est l’exploration.